سند به هر نوشته‌ ای گفته می‌شود که افراد هنگامی که در معامله با مشکل مواجه می‌شوند بتوانند به آن استناد کنند. در قانون اسناد به دو دسته اسناد عادی و رسمی تقسیم می‌شوند. در مشاور21 به بررسی ابعاد حقوقی هر یک از اسناد رسمی و عادی و همچنین تفاوت های آن ها با یکدیگر در معاملات بیان شده است.

تعریف اسناد رسمی و عادی

سند رسمی: طبق قانون، سندی که مطابق مقررات به ثبت رسیده باشد، رسمی  و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر است؛ مگر آن که جعلی بودن آن ثابت شود. بنابراین فقط با اقامه دلیل و مدرک می‌توان علیه سند رسمی ادعای جعل کرد و انکار و تردید نسبت به آن پذیرفته نمی‌شود.

اسناد عادی: امضا مهمترین رکن سند عادی است، اسناد عادی هیچ یک از ارکان سند رسمی را ندارد. شایان ذکر است که اسناد عادی در دو مورد مانند سند رسمی اعتبار دارند:

۱- طرفی که سند علیه او اقامه شده است، صدور آن از منتسب‌الیه (شخصی که اقامه دعوا کرده) را تصدیق کند.

۲- در دادگاه ثابت شود شخصی که سند را تکذیب کرده، در واقع آن سند را مهر یا امضا کرده است.

بنابراین طرف می‌تواند در مقابل ارائه سند عادی سکوت کند یا اصالت آن را بپذیرد یا می‌تواند خط، امضا، مهر یا اثر انگشت منتسب به خود را انکار یا نسبت به آن تردید کند. در زیر تفاوت های اسناد عادی و رسمی توضیح داده شده است.

تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی

بر اساس قوانین و مقررات این اسناد در ماهیت نسبت به یکدیگر تفاوت هایی دارند که در زیر به آن ها اشاره شده است.

۱. انعقاد سند رسمی، تابع تشریفات اداری و قانونی است که از قبل قانون معین کرده، در حالی که در مراحل سند عادی تشریفات خاصی وجود ندارد.

۲. تنظیم سند رسمی توسط مأمور رسمی دولت انجام می‌شود، در حالی که سند عادی را افراد به هر نحو بخواهند تنظیم می‌کنند.

۳. سند رسمی قدرت اجرایی دارد در حالی که در اسناد عادی، اصل بر عدم قدرت اجرایی است.

۴. در دعوای سند رسمی، فقط ادعای جعل قابل طرح است، در حالی که اگر سند عادی باشد علاوه بر ادعای جعل می‌توان ادعای تردید و انکار را نیز مطرح کرد.

۵. در صورت مفقود شدن سند رسمی، تهیه رونوشت از آن به سادگی ممکن است ولی با گم شدن سند عادی نمی‌شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد.

اعتبار اسناد رسمی در قانون

طبق قانون مدنی، «اسنادی که در اداره‌ ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آن ها طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.» بنابراین سند رسمی توسط مامور رسمی و با رعایت قوانین و مقررات تنظیم می‌شود. شایان ذکر است که مندرجات هر سند اعم از رسمی و عادی علیه اشخاصی که آن را امضا کرده‌اند و نماینده قانونی آن ها معتبر است و نمی‌توان آن را به اشخاص ثالث تحمیل کرد و در واقع اعتبار اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث فقط در صورتی است که قانون تصریح کرده و اجازه داده باشد. بنابراین مفاد اسناد رسمی را چنانچه در قانون تصریح شده است، می‌توان به اشخاص ثالث تحمیل کرد.

معایب اسناد عادی چیست؟

فروش یک ملک به چند نفر:

یکی از جرائمی که بسیاری از مردم را متضرر کرده است، فروش یک واحد مسکونی همزمان به چند نفر است. در این خصوص فروشنده با اقدام به تنظیم بیعنامه که یک نوع سند عادی است برای یک ملک، آن را به چند نفر می‌فروشد. به طور مثال در این جرم فروشنده ممکن است در یک روز یک واحد مسکونی را به چند نفر به صورت جداگانه بفروشد و خریدار بی‌اطلاع از معاملات دیگر او، با تحویل گرفتن فقط یک مبایعه‌نامه، مبالغی را به حساب فروشنده واریز کند.

معامله به قصد فرار از دین:

گاهی اسناد عادی می‌توانند زمینه فساد اقتصادی و فرار مجرمان را نیز فراهم کنند. به عنوان مثال بسیاری از کلاهبرداران کلان که مال و پول مردم را تحت پوشش شرکت های لیزینگ، صندوق های تعاونی و… سرقت کرده اند از طریق انتقال عادی املاک، آن مبالغ را نقد کرده و فرار می‌کنند. اما ثبت اجباری معاملات، سبب شناسایی مالک و امکان ردگیری معاملات شده و  همچنین امکان شناسایی معاملاتی را که به قصد فرار از دین انجام می‌شود فراهم می‌کند.

ابطال سند رسمی به وسیله یک سند عادی

سند عادی با شرایطی این قدرت را دارد که سند رسمی را باطل کند. به عنوان مثال در معاملات اموال غیر منقول مثل خانه، اگر فردی سند رسمی داشته باشد و فرد دیگری هم بر آن ملک ادعای مالکیت کرده و سند عادی داشته باشد در صورتی که تاریخ سند عادی مقدم بر سند رسمی باشد، دادگاه دارنده سند عادی را مالک تشخیص داده و به این ترتیب سند عادی یک سند رسمی را باطل می‌کند.